Se você é uma líder que gosta de centralizar todas as responsabilidades, é melhor começar a rever essa postura e adotar um plano de gerenciamento de tarefas. Além de diminuir a sobrecarga de trabalho, é uma maneira muito eficiente de delegar funções para a sua equipe e explorar todo o potencial que ela tem a oferecer.
Cansaço, estresse, irritação e até queda no desempenho. Esses são alguns exemplos dos efeitos aos quais os líderes com excesso de funções e afazeres em seu cotidiano de trabalho estão submetidos. É preciso ter cuidado, pois essas consequências podem, inclusive, interferir na sua vida pessoal.
Neste artigo, separamos algumas dicas que vão ajudar você a gerenciar melhor as tarefas da sua equipe. Confira!
Conheça bem a sua equipe
Antes de qualquer coisa, o primeiro passo para quem deseja reorganizar o fluxo de tarefas em uma empresa é conhecer bem o seu time de colaboradores.
Não basta distribuir as demandas aleatoriamente, é necessário entender em quais funções cada funcionário destaca-se e, após perceber essas habilidades individuais, explorar o potencial de cada um deles.
Nesse momento, também é importante avaliar quem está apto a receber funções que demandam mais dedicação e responsabilidade e, por outro lado, oferecer capacitação para aqueles que ainda não têm a mesma experiência.
Entenda a diferença entre delegar e dar ordens
Quando o assunto é redistribuir o fluxo de tarefas dentro de uma empresa, é fundamental que líderes saibam a diferença entre dar ordens e delegar funções.
Não se trata de mandar um funcionário fazer algo para você, mas sim compartilhar as responsabilidades do cotidiano da empresa. Converse com a sua equipe, analise as tarefas, troque experiências e se mostre disposta a auxiliar no que for necessário. Isso transmitirá segurança para que ele consiga executar as novas demandas.
Monitore a realização das tarefas
Conforme citamos anteriormente, não basta delegar demandas para os seus funcionários. Como uma líder, você é responsável pelo bom desempenho de sua equipe. Portanto, também é sua função monitorar o status das tarefas de cada colaborador, se ela já foi concluída, se está em execução e dentro do prazo estabelecido.
Para grandes times, especialmente, o ideal é adotar um software especializado para o monitoramento e para a gestão de equipes. Com a ajuda da tecnologia, será possível visualizar, entre outras variáveis, o rendimento de cada profissional, quais as tarefas desempenhadas com maior facilidade e onde houve mais erros.
Com potencial de detalhar pontos como o tempo gasto para executar cada tarefa, essas ferramentas de gerenciamento também podem lhe auxiliar na hora de mensurar o valor de determinados projetos, por exemplo.
Esteja em contato com o seu time
Uma falha recorrente de pessoas em posição de liderança é esperar a conclusão de um projeto para avaliar e apontar erros e discordâncias.
Uma boa líder tem em mente que é imprescindível acompanhar todas as etapas do processo de execução de uma tarefa e mostra-se disponível para ajudar na finalização de um trabalho.
Sempre que possível, dê feedbacks imediatos, positivos ou não, para os funcionários, como uma forma de ajudá-los a entender o que está errado e o que fazer para melhorar.
Mais do que apenas delegar novas funções aos seus colaboradores, um bom gerenciamento de tarefas permite que você diminua o fluxo de demandas no seu dia a dia, podendo priorizar as atividades que realmente necessitam da sua expertise.
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